En la actualidad vivimos una explosión de creación de nuevas herramientas digitales en la red que nos permiten traspasar las barreras físicas y biológicas. Muchas de ellas se diseñan para pensar e interactuar juntos de maneras que antes no existían, y, por lo tanto, producir efectos esencialmente nuevos en la sociedad. Podemos decir, que cada una de estas herramientas es un nuevo tipo de cerebro digital, que posibilita una nueva forma de inteligencia colectiva.
Por otro lado, todas facilitan la comunicación de los equipos y el trabajo colaborativo, pueden oscilar desde grandes ERPs o suites empresariales para grandes empresas y/o proyectos a herramientas más ligeras enfocadas a proyectos emergentes o pequeños equipos de trabajo.Veamos algunas:
Redbooth
El anteriormente llamado Teambox, es toda una herramienta colaborativa de tareas. El manejo es muy sencillo e intuitivo. Se trata básicamente de crear tus proyectos y dentro de cada uno de estos incluyes a otros usuarios. Creas las tareas dentro de un proyecto y se la asignas a cada uno de los miembros. Una vez terminada la tarea el miembro de equipo al que se le asignó a tildará como realizada, por lo que es muy fácil llevar un control de quien hace que y cuando se hizo. Otra característica que me gusta de la herramienta Redbooth, es que permite comentarios en las tareas para discutir in-situ cualquier duda que pueda haber en el equipo.
Por otro lado, notifica vía email los cambios o actualizaciones en el proyecto. Se integra con Dropbox, Drive, Box, Evernote y otras cuantas aplicaciones de terceros. Lo más destacado de esta herramienta en comparación con otras, son sus prestaciones en comparación con el precio. Redbooth permite la creación de 5 proyectos, 5 miembros y 5 gigas de almacenamiento en su versión gratuita. A partir de ahí el coste es de 5 dólares por usuario, ilimitados proyectos y la posibilidad de usar el Chat y Videoconferencias en HD desde la misma aplicación, lo cual no está nada mal.
Basecamp
Similar a la anterior, Basecamp ofrece listas de tareas, gestión de documentos vía web en formato wiki, gestión de hitos, gestión de intercambio de archivos, seguimiento de tiempo, y un sistema de mensajería. Está disponible en una gran cantidad de idiomas.
Hay una gran cantidad de ‘addons’ oficiales y no oficiales, en su mayoría creados por la comunidad, que están disponibles para Basecamp. Existen addons en forma de servicios web (por ejemplo, para la Gestión de Tiempo) y de escritorio o aplicaciones móviles tales como Timy, que permite a los usuarios gestionar su hoja de tiempo fácilmente desde el escritorio o desde el teléfono móvil.
También hay un servicio web y una extensión de Google Chrome llamados cloudHQ, que permite a los usuarios sincronizar los proyectos Basecamp con Google Docs y Dropbox y también editar archivos adjuntos de proyectos para esta herramienta en el navegador.
Do.com
Aunque puede utilizarse desde la web, este software ha sido creado para que podamos incluir nuevos proyectos y tareas desde teléfonos móviles (aplicación para iPhone) y tabletas. Permite trabajar con archivos, notas, grupos de tareas, perfiles, fechas o actualizaciones en tiempo real.
Con un diseño extremadamente limpio e intuitivo y una interfaz muy lograda en HTML 5, esta herramienta está pensada para poder asignar responsabilidades, adjuntar documentos en cada tarea, mantener el control del estado de los proyectos y tener a un equipo de trabajo colaborando entre ellos sin necesidad de estar frente a un ordenador convencional sino frente a un dispositivo móvil.
Wunderkit
6Wunderkinder, los creadores de Wunderlist, son los artífices de este gestor de tareas/proyectos en modo social, que nos ofrece una nueva forma de organizar nuestras listas de tareas, proyectos, reuniones pendientes, etc…
Con Wunderkit, se ha tratado de innovar haciendo una aplicación mucho más social para llevar proyectos en colaboración con nuestros contactos. Se pueden crear diferentes espacios para cada uno de los proyectos que tengamos, con un escritorio que nos mostrará toda la actividad e información del espacio en cuestión.
Posee un interface de usuario cuidada hasta el más mínimo detalle y sincronización de tareas en la nube.
Jira
Es una aplicación basada en web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos. Jira también se utiliza en áreas no técnicas para la administración de tareas.
La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estatus y más tarde para el seguimiento de errores. Jira puede ser utilizado para la gestión y mejora de procesos, gracias a sus funciones para la organización de flujos de trabajo.
Jira está basado en Java EE y funciona en varios sistemas operativos. La herramienta dispone también de paneles de control adaptables, filtros de búsqueda, estadísticas, RSS y función de correo electrónico. La flexible arquitectura de Jira permite al usuario crear ampliaciones específicas que pueden incluirse en la ‘Jira extension library’.
La lista de clientes de la empresa comprende numerosas empresas internacionales como SAP, IBM, BMW, Electronic Arts, así como organizaciones e instituciones del Parlamento Europeo, el CERN o la BBC, así como universidades como la de Harvard o la de Stanford. En todo el mundo Jira cuenta con más de 11.500 clientes en 107 países.
A pesar de que Jira es un producto comercial, se dan licencias gratis para proyectos Open-Source, instituciones sin ánimo de lucro, organizaciones caritativas y personas individuales. Así, Jira ha sido usado para el desarrollo de los servidores de aplicaciones JBoss y los Frameworks Spring e Hibernate, como en numerosos proyectos de la Fundación Apache.
TeamLab
Es una plataforma de colaboración y gestión de proyectos bajo el paradigma SaaS (Software as a Service, o software como servicio), gratuito y de código abierto. Ofrece calendario, gestión documental o un CRM como sistema simple y multifuncional para mejorar relaciones con los clientes y aumentar las ventas. Puede ser una buena alternativa a Google Docs para pymes.
Con TeamLab puedes crear un portal corporativo en minutos (desde su sitio oficial) o si dispones de los conocimientos necesarios, descargar el código y configurar manualmente el servidor y mantenerlo por cuenta propia.
Open Atrium
Es una herramienta que incluye entre otras utilidades, una wiki, un gestor documental y un gestor de incidencias, Open Atrium es una herramienta open source, altamente personalizable construida sobre Drupal, con una comunidad in crescendo y que, aunque su verdadero potencial se muestra con su utilización dentro de grupos bastante poblados, se adapta también a equipos pequeños.
Construida sobre Apache, PHP, MySQL y un core de Drupal, Open Atrium permite crear distintos grupos de trabajo y añadir usuarios a los mismos. Dentro de cada grupo se pueden disponer de una serie muy interesante de características como calendario, gestor de incidencias, documentos organizados en libros, blogs, un escritorio muy bien organizado e incluso una especie de muro a lo Facebook muy útil para compartir enlaces, trucos y pensamientos.
Google Docs
Quizá la herramienta colaborativa más popular, Google Docs permite crear y compartir fácilmente trabajo en la red. Se pueden crear hojas de cálculo, documentos, presentaciones, formas y dibujos; guardarlos en línea, e invitar a otros a poder editarlos. Estas extraordinarias herramientas de Google, permiten que todo el mundo puede trabajar con archivos y documentos online de manera simultánea.
