Domingo , 11 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • “La gestión documental ahorra costes en la pyme”

    Los sistemas de gestión documental, pese a estar fuertemente implantados en las grandes empresas, siguen siendo prácticamente desconocidos en la pyme española, pese a que pueden ser de gran utilidad a la hora de ahorrar costes en la impresión y gestión de nuestros documentos.

    Para evidenciar este extremo, en MuyPymes hemos entrevistado a Óscar Visuña, marketing manager del área de oficina de Océ, una de las grandes empresas especializadas en la implantación de sistemas de gestión documental.

    MuyPymes: Océ es conocida por mejorar el flujo documental en grandes empresas, en donde el ahorro en costes puede llegar a ser notable pero en la pyme media española (no más de 25 empleados) ¿realmente se nota la diferencia?

    Óscar Visuña: Normalmente los medios de comunicación están más interesados en difundir noticias sobre acuerdos con grandes empresas, lo que no significa que el entorno pyme no suponga una parte importante de nuestro negocio en el área de sistemas de oficina. Océ aporta soluciones en cualquier entorno de trabajo donde se manejen documentos: impresión, copiado, escaneado, acabado, etc.

    Añadimos valor a todo el flujo documental, nuestros clientes se benefician de importantes ahorros de costes, mejoras en su productividad y se diferencian respecto a su competencia, al disponer de mejores herramientas de gestión documental. En el segmento pyme, en particular, al no haber personal especializado en estas tareas resulta especialmente importante contar con el asesoramiento de un experto que le ofrezca lo que necesita y con un  coste de adquisición y mantenimiento ajustado a sus necesidades.

    MP: Si solo pudiese dar un argumento para que una pyme apostase por este sistema de gestión de la impresión ¿cuál sería?

    OV: Como expertos en soluciones de impresión y en todo el flujo de trabajo que comporta imprimir un documento, aportamos a las pymes soluciones que abarcan desde el mismo comienzo del proceso (el diseño de un documento) hasta su final (cuando dicho documento queda encuadernado, grapado, ensobrado y distribuido). Añadimos valor a todo el flujo, con lo que potenciamos los ahorros de costes totales y una mejora palpable de la productividad.

    MP: ¿En qué sectores resulta más eficaz las implantación de un sistema cómo el que proponen? ¿En cuáles el ahorro en costes es más importante?

    OV: Evidentemente, en empresas cuyo negocio fundamental es el documento, la implantación de un sistema de gestión documental a través de un estudio profesional previo mejora en gran medida los costes. Hablamos de empresas de servicios de impresión (reprografías, artes gráficas, etc.), empresas de impresión transaccional (facturas, recibos, etc.) o empresas de externalización de servicios documentales.

    MP: En términos generales, ¿en cuánto tiempo una pyme obtiene un retorno de la inversión si opta por una solución como la oficina eficaz?

    OV: Cada situación es diferente. Nos podemos encontrar con casos en los que durante el primer año ya se justifica la actualización de unos sistemas que estaban obsoletos a través de un retorno del 100% de la inversión hasta otros en los que las limitaciones internas del cliente obligan a alargar el periodo de retorno 2 ó 3 años. Lo más importante es que, gracias a los sistemas Océ, el cliente puede elegir el período de retorno de su inversión ya que tendrá una información precisa de cuáles son sus costes reales.

    Los buzones de impresión por usuario/departamento, el software de contabilización de impresiones/trabajos enviados y la identificación de usuarios a través de la huella dactilar son sólo algunas de las funciones a través de las cuales el cliente podrá controlar quién imprime qué y cuantas veces.

    MP: Al impartir formación en las empresas que cuentan con Océ, se ¿trata de alguna forma la gestión documental desde el punto de vista del respeto por el medio ambiente?

    OV: Todos nuestros manuales de usuario y cursos de formación incluyen la información sobre las ventajas de los sistemas Océ de reducción del impacto medioambiental. Consejos tan sencillos como configurar por defecto las impresoras a doble cara o la utilización de papel reciclado son sólo algunos ejemplos. Los sistemas Océ cumplen con las normas internacionales más estrictas de ahorro de energía y reducción de emisiones y nuestros clientes reciben toda la información relativa a estos aspectos. Por otra parte, la formación específica adaptada a las funciones finales de cada empleado y la información continúa que ofrece la empresa a través de sus boletines y página web constituyen la garantía de que la información siempre está actualizada y disponible.

    MP: ¿Gestión optimizada del flujo documental para luchar contra la crisis económica? Convénzanos de que es una buena inversión.

    OV: En momentos como el actual, en el que la incertidumbre y la conyuntura económica mundial desfavorable no invitan a los excesos, las compañías centran sus esfuerzos en ahorrar costes. Océ es, entre otras cosas, experto en optimizar la gestión documental de sus clientes, lo que conlleva en muchas ocasiones importantes ahorros.

    La postura más inteligente, tanto a corto como a medio y largo plazo, es la de dejarse aconsejar por un experto. A veces no somos capaces de ver lo más evidente. Situaciones como la de imprimir documentos que no son los que deseábamos o errores continuos y pérdidas de tiempo provocadas por la instalación de sistemas que no se adaptan a nuestras necesidades son bastante frecuentes. El control de la gestión documental es la mejor garantía de que utilizamos bien nuestros recursos y lo más importante, que nuestros clientes reciben la información que necesitan en tiempo y forma.

    MP: Soluciones como las que proponen ¿son populares en la pyme española? O en cambio… ¿cuesta luchar contra prejuicios de “mejor lo hago por mi cuenta”?

    OV: La concienciación en las pymes sobre la importancia de la gestión documental es, en general, baja. Ven los sistemas de gestión documental como algo separado de la gestión y que sólo produce costes. Es precisamente en la propia mentalidad de la pyme en la que tenemos que incidir, para hacerles ver que la adquisición de las soluciones adecuadas puede representar una importante ventaja competitiva para la compañía y un claro diferenciador frente a su competencia.

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