Sábado , 3 diciembre 2016 Impresion Pyme
  • GTD para dummies: todo lo que necesitas saber

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    GTD o Getting Things Done se ha convertido con el tiempo en uno de los métodos de productividad más conocidos del mundo. Sin embargo el hecho de que haya tanta información en Internet y tan diversa, tantas aplicaciones disponibles y un creciente número de aproximaciones, convierten al GTD en un “Everest” cargado de misterio y poco accesible al usuario neófito en el mundo de la productividad. Nuestra intención con este artículo es mostrar algunos conceptos básicos y dar a todos los lectores las armas que necesitan para introducirse en un método que puede ayudarles a ser más productivos.

    ¿En qué consiste exactamente el GTD?

    GTD o Getting Things Done es en primer lugar, un libro de productividad escrito por David Allen. En segundo término, el GTD es la puesta en práctica de los principios que se enumeran en ese libro, además de la “evolución natural” de los mismos, lo que ha acabado por plasmarse en decenas de otros libros, aplicaciones y métodos que prometen convertirnos en personas más productivas, capaces de controlar nuestras tareas y hacer en todo momento lo que se supone que tendríamos que estar haciendo.

    Implementado de la forma correcta, el GTD es el método perfecto para organizar nuestras tareas, determinar cuáles son nuestras prioridades y establecer un horario y plan de trabajo que resulte manejable. Es el método que nos permite mantener una visión de conjunto de todo lo que tenemos que hacer y a la vez, permitirnos determinar de una forma muy sencilla que es lo que tenemos que hacer a continuación, liberando nuestra mente de distracciones y ayudándonos a trabajar de una forma más eficiente. A estas alturas del artículo me imagino lo que muchos de nuestros lectores estarán pensando: “Suena genial y quiero empezar a ponerlo en práctica pero…¿Dónde está el truco?”

    Como muchos supondrán, sí que hay un “pero”. El GTD carga con la fama de ser complicado, farragoso, difícil de manejar. Lo cierto es que en realidad no tendría por qué ser así. Si se la ganado es porque el GTD es un método que ofrece mucha libertad en su implementación. De unos principios muy generales, cualquiera puede diseñar un método que supuestamente, se ajusta a sus necesidades. Es decir, no hay unas reglas estrictas que seguir, no hay una metodología que diga si haces esto, vas a obtener lo otro como resultado.

    Por otro lado, no hay niguna aplicación o app que sea la “oficial” del GTD (si bien algunas se ajustan mejor a esta filosofía que otras) ni una forma de trabajar que nos garantice que estamos haciendo bien las cosas. Sin embargo es cuando comprendemos los principios básicos del método cuando podemos diseñar o adoptar el mejor sistema para nosotros y conseguir que el GTD se adapte a nosotros y no nosotros al GTD. ¿Cuáles son estos principios?

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    Los cinco principios básicos del GTD

    Aunque el GTD puede llegar a ser todo lo complicado o detallado que deseemos, en realidad no es más que un sistema para organizar nuestras ideas que se basa en cómo capturamos lo que necesitamos hacer, cómo lo organizamos y cómo escogemos lo que tenemos que hacer en cada momento:

    Capturar

    En capturar se incluye todo lo que necesites capturar y que sea “accionable”. Tus tareas, tus rutinas diarias y semanales, todo aquello que se te ocurra y crees que vas a tener que hacer, antes o después, incluso las ideas que consideres más extravagantes. Apunta todo lo que se te ocurra en un cuaderno, una aplicación específica de tareas o cualquier otro espacio que quieras utilizar para organizarte.

    El GTD no te pide que utilices una herramienta específica, pero sí que afirma que sea cual sea la que quieras utilizar, tiene que introducirse de forma natural en tu rutina diaria. La barrera de entrada debería ser tan baja, que capturar nuevas tareas nunca implique un “ya lo apuntaré luego”, debido a la complejidad o a la inaccesibilidad del método que has escogido.

    Enfocar

    Una vez que has capturado todo lo que se cruza en tu día, llega el momento de enfocar lo que realmente tienes que hacer. Por ejemplo, si has capturado la idea “Planificar las vacaciones de Semana Santa”, convierte este proyecto en tareas que sean accionables por sí misma y que puedas encarar de una en una, como por ejemplo: comprar los billetes, llevar el coche al taller para la revisión, reservar el hotel, etc.

    Si mientras estás enfocando las tareas hay alguna que puedas llevar a cabo en ese momento y tienes tiempo para hacerlo, házla. Si alguna de ellas puedes delegarlas, no te lo pienses, delégalas.

    Organizar

    Organiza todas las tareas accionables en categorías (o en proyectos) y establece cuál es su prioridad. Asigna fechas tope donde lo tengas claro y añade recordatorios/alarmas donde sea necesario. Como no puedes hacer todo a la vez, presta especial atención en qué proyecto, con qué prioridad, etc marcas cada acción. En resumen, pasa cierto “tiempo de calidad” con tu agenda, tu app de productividad o con lo que utilices para organizarte.

    Reflexionar

    Echa un vistazo a las tareas que te esperan en tu bandeja de entrada. Tómate un minuto y reflexiona sobre cuál debería de tu próxima tarea. Normalmente escogerás una para la que tengas tiempo y las energías suficientes como para llevarla a cabo. Si descubres una que es lo suficientemente vaga e imprecisa como para ponerte hacerla en ese mismo momento, examínala y redúcela a tareas más pequeñas y concretas.

    En segundo término, comprométete a realizar una revisión periódica de tu lista, para determinar dónde estás realizando los mayores progresos, dónde necesitas reajustar tus prioridades y determinar cómo está funcionando el sistema que has planificado.

    Actuar

    Cuando tengas todo preparado, ponte a trabajar. Escoge la próxima acción y ponte a ello. Si tu sistema es el correcto, determinar cuál debería ser tu próxima acción no debería tener demasiada complicación, más bien al contrario. Tus tareas se encuentran en las categorías correctas, con sus prioridades claras; sabes en qué trabajar y cuándo hacerlo.

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    Tu sistema GTD

    Una vez que has comprendido los principios del GTD, te será muy sencillo llevarlo a la práctica. A partir de aquí podrás escoger la herramienta que mejor se ajuste a tus necesidades. Una herramienta que puede ser desde algo tan sencillo como una libreta que siempre llevas contigo, a algo tan complejo como Omnifocus, una herramienta GTD tan completa y con tantas opciones que su uso puede llegar a abrumar.

    Escojas lo que escojas, intenta simplificar al máximo. No compliques el método o no lo respetarás. Si de repente te encuentras con un mar de categorías, prioridades, recordatorios, etiquetas, etc. vuelve al principio: es hora de simplificar. Y tal vez lo más importante, revisa cada día lo que tienes por delante. Dedica cinco minutos cada mañana y olvídate de todo lo que no sirva. Al final de la semana, dedica media hora a volver a poner en orden las prioridades, las nuevas tareas que han surgido y no has clasificado, etc. es la única forma de progresar.

    En cuanto a qué herramienta utilizar, dependerá del nivel de tareas que tienes por delante y de cómo te necesitas organizar. En MuyPymes somos amigos de aplicaciones integrales como Evernote, Springpad o OneNote, pero también nos gustan gestores de tareas como Wunderlist, Things o Any.Do. Sea como sea, recuerda que el GTD no es más que una filosofía de trabajo y que puede que no sea lo que buscas.

    Pero si quieres darle una oportunidad y quieres conocer más, te recomendamos la lectura de estos otros artículos de MuyPymes. ¡No te arrepentirás!

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    Imágenes: Shutterstock

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