La gestión del tiempo en nuestro espacio de trabajo es, según muchos expertos, uno de los talones de aquiles de los trabajadores y las empresas de nuestro país, mucho más propensas a premiar largas(y muchas veces ineficaces) jornadas laborales a la productividad de los empleados.
Y sin embargo, gestionar eficazmente el tiempo que pasamos en la oficina no es ni mucho menos una tarea complicada. A pesar que existen métodos muy sofisticados, también hay otros que sólo exigen «18 minutos» de nuestra atención.
El éxito o fracaso de un día de trabajo responder en gran medida a cómo lo hayamos planificado. Peter Bergman, uno de los editores de la revista on-line de managemente «Harvard Business» ilustra con un gráfico ejemplo una situación que seguramente os resultará familiar a muchos de vosotros:
«Ayer acudí a mi trabajo con la mejor de las intenciones. Cuando llegué a la oficina tenía una idea más o menos precisa de lo que quería desarrollar a lo largo del día. Lo primero que hice, al sentarme delante de mi ordenador fue comprobar mi correo electrónico. Dos horas más tarde, después de haber ‘apagado varios fuegos’ , ayudado a resolver varios problemas de otras personas y atendido innumerables llamadas de teléfono, me di cuenta que casi no podía recordar cuál era el proyecto que tenía para ese día, y las tareas que quería emprender se me antojaban como algo más lejanas y difusas que unas horas antes».
La planificación de nuestro día de trabajo no es para Bergman un capricho de los amantes del GTD, sino un elemento necesario para aprovechar el tiempo que pasamos en nuestra empresa. Frente a métodos sofisticados y herramientas informáticas, el editor de Harvard Business defiende un método tan sencillo de planificación que puede ejecutarse en 18 minutos. Este método se desarrolla en los siguientes tres pasos.
Paso 1: Planificación de la jornada laboral (15 minutos)
Nada más llegar a nuestro centro de trabajo, antes incluso de encender el ordenador y comprobar los e-mails que hemos recibido, debemos sentarnos y enfrentarnos a una sencilla hoja en blanco. En dicha hoja escribiremos todo lo que queremos desarrollar a lo largo del día. ¿Cuáles son nuestros objetivos para ese día? ¿Qué tareas vamos a desarrollar? ¿Qué tenemos que hacer para desarrollarlas?
Una vez las hemos escrito, las incluiremos en nuestro calendario de trabajo, asignando a cada tarea una franja de nuestro horario. Al hacer esto conviene adquirir la sana costumbre de asignar las tareas más importantes / complicadas a primera hora de la mañana, y desarrollarlas antes incluso de revisar nuestro correo electrónico. Si dado el número de tareas que hemos escrito en la hoja en blanco es excesivo deberemos realizar una priorización de las mismas, apostando en primer término por las urgentes, para después pasar a las importantes, etc.
Aunque pueda parecernos baladí, tiene una gran importancia poner escrito qué vamos a hacer, y cuándo vamos a hacerlo.
Paso 2: Focalizar (1 minuto cada hora)
Debemos establecer un sistema de alertas (bien en nuestro e-mail, bien en nuestro teléfono) que nos avise cada hora de que debemos revisar nuestro plan laboral de la jornada. Cada vez que suene la alarma, disponemos de un minuto para relajarnos y reflexionar sobre las tareas realizadas durante la última hora de trabajo.
A continuación, volveremos sobre nuestro calendario y repasaremos mentalmente lo que tenemos que hacer durante la siguiente hora. El objetivo es ser dueños de nuestro tiempo, hora a hora, y no que ocurra justo lo contrario: que sean las horas las que nos controlen a nosotros, obligándonos a largas e innecesarias jornadas laborales.
Paso 3: Revisión (5 minutos)
Antes de irnos a casa, y justo después de apagar nuestro ordenador, nos tomaremos cinco minutos para evaluar cómo ha ido nuestro día. ¿Qué es lo que ha funcionado bien? ¿Qué elementos nos han desconcentrado de nuestro trabajo? ¿Qué hemos aprendido?
Si tenemos la disciplina suficiente como para repetir este proceso cada día, lo convertiremos en una rutina, casi en un ritual que nos ayudará a ser más productivos y estar mejor organizados. En MuyPymes somos conscientes que este tipo de prácticas están muy poco implantadas en las empresas españolas, y que la productividad personal siempre ha ido varios pasos por detraás que el «cumplir un horario determinado». Puede que este tipo de prácticas ayuden, precisamente, a cambiar un poco las cosas.
