Si trabajas en equipo, sabrás lo complicado que resulta a veces ponerse de acuerdo y organizarse. Se trata de una tarea que generalmente se nos puede complicar por problemas de comunicación, sincronización de tiempos, o, incluso, bajo presupuesto. Todo esto repercute al final en lo más importante: En la calidad del trabajo realizado. Gracias a la tecnología, podemos disponer de una serie de aplicaciones, que nos permiten estar a cargo de tareas y administrar nuestro tiempo para trabajar con otras personas sin necesidad de estar físicamente en un lugar.
A este tipo de herramientas se le conoce como aplicaciones de gestión de proyectos y hoy os vamos a recomendar algunas que quizá no conozcáis aún.
Trello
Trello es una de las más conocidas. Esta herramienta trabaja bajo el método Kanban para organizar en tableros verticales todas las tareas que hay realizar. En realidad funciona como una pizarra virtual con notas adheribles. Las tareas terminadas se pueden archivar para dejar visible sólo lo más importante y es posible colocar etiquetas o mover las tarjetas a otro tablero para reorganizarlas. Cuenta con aplicación para Android y iOS.
Si habitualmente la usas y ya la conoces, te dejamos algunos trucos para que puedas exprimir al máximo esta herramienta.
1. Usa atajos del teclado: Para comenzar a aprovechar Trello al máximo podemos aprender a dominar sus atajos de teclado. Para navegar por nuestras diferentes cards tendremos que usar las flechas, además de usar J y K para movernos hacia arriba y hacia abajo. Si queremos archivar una tarjeta, nada más tendremos que apretar la tecla A. Si queremos poner una fecha límite o due date, habrá que presionar la D. Para poder abrir una tarjeta cuando está seleccionada, habrá que presionar Enter.
2. Habilita las notificaciones de escritorio: La manera de activar las notificaciones es igual a la forma que podemos hacerlo en otras aplicaciones. Recibiremos una opción que nos dirá “Permitir Notificaciones”. Si no lo activamos la primera vez, podemos ir a Configuración > Under the Hood > Privacidad > Configuración de Contenidos > Notificaciones (en Chrome). O en Safari, más simple, Preferencias > Notificaciones. Al recibir notificaciones podemos saber cuándo una tarea cambió de estado o cuándo alguien nos está mencionando en una determinada card porque necesita de nuestra ayuda, por ejemplo.
3. Usa extensiones: Tenemos Allerto, que nos brinda notificaciones para Trello más avanzadas; Trello Clone, que nos permite copiar diferentes boards y cards con todas sus peculiaridades, para ahorrar tiempo; Trello Points, que nos permite activar un sistema de puntos para organizar nuestras tarjetas de una forma más eficiente; Jirrello, que es una integración entre JIRA y Trello; y CardCounter, que además de sumar integración con Kanban nos muestra cuántas cards tenemos en cada lista en Trello. Las posibilidades son muchas.
OmniPlan
OmniPlan es una herramienta genial para trabajar en ordenadores Mac y dispositivos con iOS. Nos ofrece tener bajo control todos los aspectos que forman parte de la gestión de proyectos:
- Administración de tareas.
- Asignación de recursos.
- Planificación de calendarios.
- Líneas de tiempo y caminos críticos.
Una funcionalidad muy interesante es la posibilidad de importar proyectos desde Microsoft Project o FastTrack Schedule y exportar información hacia iCal, CSV, Microsoft Project Exchange (MPX), Microsoft Project (XML), HTML, OmniOutliner, OmniGraffle y varios formatos de imágenes, además de crear informes en formato HTML.
Casual
Esta herramienta ofrece una forma diferente de gestionar proyectos que lo diferencia del resto de aplicaciones. Casual utiliza sencillos diagramas de flujos de trabajo, un nuevo enfoque visual que muestra todas las cosas (hechas y por hacer) de un solo vistazo. Es perfecto para equipos de trabajo pequeños o en crecimiento, gerentes y cualquiera que esté trabajando o planee trabajar sobre un proyecto corporativo o personal. Puedes probar el servicio de forma gratuita durante 2 semanas. Si te convence, existen diferentes planes de pago según sea la dimensión de tu proyecto.
Asana
Asana es una aplicación pensada precisamente para mejorar la comunicación y organización dentro de un equipo de trabajo. Desarrollada por el co-fundador de Facebook, Dustin Moskovitz, y Justin Rosenstein, Asana fue lanzada en noviembre de 2011, tres años después de que ambos dejaran la red social. Esta herramienta nos permite gestionar tareas y proyectos con hasta un máximo de 15 colaboradores (de manera gratuita) y, además, integra login usando cuentas de Google (lo cual facilita mucho el arranque). El cliente principal de Asana es la web y, de hecho, la aplicación se presenta en una interfaz muy agradable y simple que, en un primer vistazo, se encuentra salpicada de indicadores de ayuda y un pequeño tour para hacer más sencilla la adaptación al entorno.
Otro detalle a tener en cuenta son los recursos que Asana pone a nuestra disposición para no perder detalle del avance de nuestros proyectos sin necesidad de tener que estar con el interfaz web abierto. Otros recursos que Asana pone a nuestra disposición y con los que podemos sacarle aún más partido, son las integraciones con dos servicios de peso de Google: Google Drive y Google Calendar así como otros servicios de calendarios.
Por otro lado, Asana también nos brinda la posibilidad de recibir notificaciones por correo electrónico y recibir notificaciones push en los clientes móviles. además, tenemos una tercera vía para estar en contacto con Asana mediante una extensión para Chrome. Gracias a esta extensión podremos crear tareas directamente desde el navegador sin necesidad de acceder al cliente web, podremos vincular la url de la web que estamos visitando a una tarea (crear una tarea a partir de la web que estamos visitando) o asignar tareas a algún miembro de nuestro equipo (haciendo distinción entre los distintos espacios de trabajo en los que estemos implicados).
Podio
Debemos de ver a Podio más allá de un gestor de proyectos, ya que se presenta como una solución completa que centralizara todo nuestro trabajo en su ecosistema. Lo podemos dividir en tres grandes partes: Gestor de Proyectos, Intranet Social y CRM.
El gestor de proyectos es una de las razones por la cual muchos darán el salto al servicio. Como su nombre indica, podremos crear proyectos, asignarles miembros, fechas de entrega y mucho mas. Todo el avance del proyecto se podrá ver a detalle en completos reportes, en los cuales podremos incluso ver el desempeño individual de cada miembro. Debemos de recordar que aquí también entra la parte colaborativa de Podio, por lo tanto podremos tener una comunicación en tiempo real con los miembros designados, ademas de compartir archivos entre estos. Podremos también hacer uso de otras herramientas como calendarios, una lista de tareas, tabla de tiempos y la posibilidad de crear reuniones y detallar toda la información necesaria.
Dentro de la Intranet Social podemos organizar a los miembros de la empresa. Desde lo mas obvio, como añadir miembros y detalles de los proyectos que se están llevando a cabo, hasta tareas mas complejas como coordinar a todos los grupos de trabajo o recibir retroalimentación de algún punto en especifico, todo esto sera reflejado en una línea de tiempo muy similar al muro de Facebook. Algo muy importante aquí es que este espacio debe de ser aprovechado para colocar el línea los manuales de procedimientos, tomando en cuenta de que aquí los miembros del grupo pueden hace sugerencias de como mejorarlos.
En el apartado de CRM, Podio nos muestra una herramienta bastante accesible en la que se podrá ver de una manera clara y sin complicaciones, entradas y salidas de productos, agregar nuevos clientes detallando toda la información que necesitemos, así como atender a los clientes existentes conociendo sus necesidades por medio de los informes presentados, si bien para algunos que ya han usado otras soluciones de CRM, lo que ofrece Podio puede parecer insuficiente, pero es mucho mas de lo que uno espera de una solución completamente integral.
Para hacer uso de Podio puedes usar una licencia básica gratuita limitada a 10 usuarios y espacio de almacenamiento limitado a 1GB, esto puede ser suficiente para un startup o una oficina pequeña, pero el modelo de pago es mucho mas flexible y robusto iniciando desde 8 dólares al mes por usuario con reportes de uso mucho mas completos y gestión de permisos para los usuarios.
