miércoles , 20 marzo 2019 Impresion Pyme
  • ¿Cometes algunos de estos ocho errores a la hora de imprimir en tu empresa?

    ¿Imprimes en tu empresa? Si tu respuesta es “Sí”,  aquí va una segunda pregunta mucho más importante. ¿Lo haces de forma responsable? O simplemente te limitas a pulsar sobre el botón de imprimir y esperas a que se produzca “el milagro”. En HP BusinessNow España nos hablan de nada menos que de ocho prácticas que debemos evitar a la hora de imprimir nuestros documentos. Estas son sólo algunas de ellas.

    1. Dejar documentos confidenciales en la impresora

    Un clásico. Decidimos imprimir un documento importante y ates de recogerlos en la impresora nos llaman por teléfono o recibimos una visita inesperada. Cuando nos queremos dar cuenta, hace horas que nuestra documentación confidencial ha quedado a la vista de todo el mundo, cuando no directamente abandonada.

    ¿Cómo podemos evitarlo? Algunas impresoras ofrecen control de usuarios y sólo imprimen el documento final cuando el interesado se acerca a la máquina e introduce su código personal.

    2. ¿De verdad era necesario imprimir en color?

    Antes de pulsar el botón de imprimir, deberíamos preguntarnos dos cosas: ¿Realmente necesito imprimir este documento? y ¿Es importante que lo haga a color o puedo hacerlo en blanco y negro?

    Si no queremos imprimir en color de forma innecesaria y gastar inútilmente consumibles, podemos configurar nuestro equipo para que por defecto, envíe trabajos de impresión en escala de grises y que si queremos que la impresión sea a color, debamos especificarlo de forma manual.

    3. Imprimir a una sola cara

    Tras el gasto de cartuchos de inyección de tina o de tóner, el otro gran inconveniente de no prestar la suficiente atención a lo que imprimimos, es el consumo injustificado de papel. En la mayoría de los documentos que imprimimos en una oficina, podríamos aprovechar la opción “doble cara” que ofrecen la mayoría de las impresoras modernas.

    Sólo en caso de que necesitemos realizar una presentación profesional o que vayamos a hacer un uso intensivo de color, se justifica la impresión a una única cara. En algunos equipos cuando activamos la opción “borrador”, la impresión a doble cara se configura por defecto, al igual que la impresión en blanco y negro de la que hablábamos en el punto anterior.

    4. Utilizar demasiadas fuentes

    Además de utilizar algunas fuentes ridículas (Comic Sans), los empleados excesivamente entusiastas tienden a usar un número excesivo de fuentes, por pensar que usar una fuente distinta en cada punto permitirá destacar mejor la información y añadir impacto. Sin embargo, al actuar de esta forma consiguen justo el efecto contrario al que querrían obtener: que no se entienda nada.

    Las fuentes en cambio deberían utilizarse de forma ocasional y coherente, siguiendo una cuidada jerarquía en las mismas, grosores de línea y estilos utilizados para cada tipo de elemento del documento. A ser posible, deberían además estar en consonancia con la imagen corporativa de la empresa.

    En HP BusinessNow España nos cuentan además otras cuatro prácticas que deberíamos evitar para asegurarnos una impresión mucho más responsable. ¿Quieres conocerlas?

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