La respuesta inmediata se aplica para aquellos correos que requieren una respuesta rápida y corta. Se aconseja intentar mantener el tamaño de los correos lo más corto posible. Claro que esto va a depender del contexto y necesidades de cada caso, a juzgar por cada usuario. Se recomienda ejecutar inmediatamente la respuesta si ésta va a suponer menos de 2 minutos, para posteriormente borrar o archivar el mail.
Postergar
Dejar para después los correos que requieren más tiempo y atención o aquellos que requieren de más información para ser respondidos. Para esto, se aconseja tener una carpeta de correos ‘A responder’ e intentar vaciarla al final de cada día. Es el caso de aquellas respuestas que nos vayan a suponer más de 2 minutos.
Actuar
Si el correo requiere de algún tipo de acción, hacerla de inmediato. Puede ser por ejemplo, poner una cita en el calendario, enviar un archivo, llamar a alguien.
Es fundamental siempre mantener una actitud proactiva frente al correo recibido. Revisar implica responsabilidad y tomar en manos esta responsabilidad es la diferencia entre un inbox que maneje nuestro tiempo o que nosotros decidamos en que lo invertimos. Merlin Mann habla de una metáfora de nuestro tiempo como una caja de cartón que vamos llenando cada día con bloques de madera con cada uso que hacemos de él. El volumen de la caja es limitado y es fundamental elegir bien los bloques que se ponen en ella.
Es el caso del ‘Delete’. Pese a que sea la última clasificación es la más importante, borrar, borrar y borrar. Es la acción que más cuesta realizar. Estos correos rellenan la bandeja, consumen tiempo y además consumen carga mental. Será la acción que más tiempo nos ahorre.
El correo electrónico se puede ver también como ruido, distracciones que recibimos en permanencia y que fácilmente definen nuestro día. Para evitar esto, además de aplicar las cinco acciones mencionadas anteriormente, Mann aconseja no mantener el inbox abierto todo el día. Permitir que este ruido ingrese en nuestro espacio solo periódicamente, una vez a cada hora por ejemplo, para lograr enfocarnos en nuestras tareas personales.
Es un buen ejercicio pensar cuales son las cosas que consideramos de mayor importancia en nuestra vida laboral, cuáles son nuestras prioridades. Una vez que sepamos esto, revisar el uso que hemos hecho de nuestro tiempo en el ordenador, por ejemplo, la última semana. La diferencia que probablemente habrá entre estas dos es la razón por la que un sistema como el Inbox Cero puede ser de gran ayuda para nuestra productividad y satisfacción laboral.