Según un estudio elaborado por la publicación de gestión empresarial Mind-Tools, una gran parte de los emprendedores, subestima el tiempo necesario para completar un proyecto, especialmente cuando se enfrentan a uno con el que no están demasiado familiarizados.
La principal consecuencia de esto es la ansiedad que se crea en toda la empresa por la proximidad de la «fecha límite» faltando una gran parte de trabajo por completar. Y sin embargo, hay un método para impedirlo.
Aprender a medir el tiempo que nos va a llevar completar una tarea o un proyecto concreto es importante por una sencilla razón: nos ayuda a situar de forma precisa las famosas «deadlines» (fechas de entrega o de fin de tarea/proyecto) sin que tengamos que aplazarlas una y otra vez de forma innecesaria (con todos los problemas que acarrea).
No existe una única razón que explique el porqué en muchas ocasiones subestimamos el tiempo necesario para completar nuestro proyecto, pero si hablamos desde un punto de vista muy general, podemos aducir que normalmente, no tomamos en cuenta los posibles contratiempos y eventos inesperados que se presentan siempre en proyectos de cierta complejidad, o simplemente que muchas veces fallamos a la hora de visualizar nuestro trabajo con cierta perspectiva y distancia.
Aprender a estimar plazos realistas
Antes siquiera de plantearnos en determinar cuánto vamos a tardar en completar una tarea, hemos de determinar con exactitud qué es lo que queremos conseguir. Es decir, no podemos saltar «a ciegas» sin red de seguridad. Esto supone revisar detalladamente cada una de las partes y tareas que hemos de desarrollar, intentando acotar el umbral de incertidumbre al máximo.
El siguiente paso, es escribir (en un cuaderno, en un documento de texto) un listado de todas las tareas que están implicadas y reaalizar una estimación de tiempo para cada una de las mismas. A la hora de calcular este tiempo, hemos de tener en cuenta los siguientes aspectos: gestión del proyecto, planteamiento detallado del mismo, gestión de imprevistos, reuniones, soporte y servicio técnico (en caso de ser necesario) y recopilación y elaboración de la documentación.
Una vez que creemos que hemos estimado el tiempo suficiente, repasemos la lista que hemos confeccionado y asegurémonos que hemos pensado en el tiempo que nos va a llevar:
- Tareas de gran importancia que tengan prioridad sobre nuestro proyecto.
- Imprevistos y «accidentes»
- Reuniones internas.
- Vacaciones y posibles bajas médicas de nuestros trabajadores.
- Gestión de la comunicación con nuestros clientes.
- Posibles incidentes técnicos (se nos estropea el ordenador, por ejemplo, o perdemos durante un día nuestra conexión a Internet).
- Devoluciones por parte del cliente o de nuestro departamento de calidad.
Todos estos factores pueden suponer un incremento importante del tiempo que inicialmente habíamos previsto para completar nuestro trabajo. Por ello, si lo que nos traemos entre menos es un proyecto de gran importancia, conviene tener en cuenta todo esto, sobre todo por la imagen negativa que daremos a nuestro cliente si no somos capaces de cumplir con los plazos que nosotros mismos nos hemos impuesto.
Aunque parezca baladí, si no somos capaces de estimar el tiempo de forma correcta, perderemos muchos puntos de credibilidad y reputación ante nuestros clientes, y ante nuestra competencia. No sólo estaremos incumpliendo los plazos, sino que además estaremos sometiendo a nuestros trabajadores o compañeros de equipo a una situación de estrés totalmente innecesaria.
Por último, esta falta de cumplimiento, nos impedirá aceptar nuevos proyectos, y retrasaremos de una forma «absurda» toda nuestra programación. Por lo tanto, como hemos indicado con anterioridad, el primer paso para gestionar eficazmente el tiempo disponible es comprender, desde el primer momento, la complejidad y las posibles aristas que presenta el proyecto al que nos enfrentamos.
