En MuyPymes llevamos años hablando de la oficina sin papel. Sobre cómo debemos desterrar algunos mitos que se han instalado en el imaginario colectivo, el cómo apostar por este tipo de gestión no es ninguna utopía, además de algunos consejos que hemos dado aquí y allá para aquellos que creen que merece la pena intentarlo. De una forma más profunda, abordamos la realidad de este reto en nuestro Debate MC sobre gestión documental.
Hoy queremos profundizar en este tema resaltando algunos errores que solemos cometer cuando decidimos dar este paso, llenos de optimismo y entusiasmo. Nos los recuerdan los chicos de Lifehack.
Error nº1. No parar el flujo de papel
Una de las claves para tener éxito en nuestra «oficina sin papel» es conseguir de alguna forma detener el «flujo de papel» que nos sigue llegando. Revistas, facturas, recibos, etc. Es cierto que la solución pasa por digitalizarlos y archivarlos, pero una solución aún mejor es reducir el número de elementos que aterrizan en nuestra «bandeja de entrada».
Si seguimos suscritos a revistas y queremos seguir consultándolas, podemos optar por ejemplo por alguna de las aplicaciones de Kiosko que hay para los distintos dispositivos móviles, como Zinio o Kioskoymás. Para los recibos, la mayoría de entidades bancarias, así como compañías de servicios, ofrecen a sus usuarios la posibilidad de pasarse a la correspondencia electrónica, bien combinada con la tradicional (esa que no queremos), bien de forma exclusiva.
En cuanto a las facturas, podemos comunicar a nuestros proveedores que trabajamos con factura electrónica. Algunas grandes empresas sólo pagan facturas electrónicas y aunque no estamos sugiriendo dar un giro tan radical, sí que podemos incentivar el uso de este sistema.
Error nº2. Permitir que el papel se acumule
El siguiente de los errores que solemos cometer es que muchas veces, a pesar de nuestros esfuerzos, el papel se sigue acumulando de forma incontrolada. Sin duda si hemos aplicado los consejos del punto anterior, habremos limitado gran parte del papel que nos llega a nuestro buzón. Pero aún así, nos seguirá llegando. Aquí podemos tomar nota de los siguientes consejos.
- Tener un único punto en el que «recepcionemos el papel» que nos llega.
- Actúa pronto sobre el papel. Recicla que el que no necesites y escanea inmediatamente el que necesites guardar. Si además necesitas tener una copia física, archívalo en el armario correspondiente. No dejes que se acumule.
- El material es importante. Un escáner lento nos desanimará rápidamente de nuestro objetivo inicial. Invierte dinero en un equipo capaz de digitalizar y archivar en un único paso. Algunos incluso permiten almacenar nuestros documentos en distintos servicios de alojamiento en la nube. Cuantos menos pasos tengas que dar, mucho mejor.
Error nº3. Escanear de forma incorrecta
El objetivo de una oficina sin papel no es únicamente tener una copia digital de nuestros documentos y así ahorrar espacio. Es sobre todo, aumentar la velocidad en la que somos capaces de localizarlos, poder trabajar con ellos de una forma más cómoda, poder compartirlos de forma sencilla y mejorar nuestra productividad.
Si simplemente nos limitamos a escanearlos y guardarlos en enormes archivos PDF, poco habremos avanzado. La oficina sin papel exige una correcta gestión del documento. Implica que nos vamos a crear archivos que contengan documentos que no están relacionados entre sí.
Que vamos a disponer de un sistema de gestión documental (y no valen únicamente las clásicas carpetas de Windows) y que nos vamos a comprometer con un sistema de tags y proyectos que nos van a ayudar a localizar lo que necesitamos, cuándo lo necesitamos, en el menor tiempo posible. Y no hace invertir demasiado dinero para ello. Incluso la versión gratuita de Evernote, puede ser un gran sitio en el que empezar.
Error nº4. No tener un sistema de back-up
Tanto si almacenamos nuestros archivos en una unidad local, como si decidimos que lo mejor es apostar por la nube, es indispensable contar con un buen sistema para gestionar nuestras copias de seguridad. En «Protege los datos de tu empresa frente a desastres y catástrofes naturales» te contamos algunas alternativas.
