Muchas veces en nuestra organizacón trabajamos con documentos que por cuestiones legales o de confidencialidad, exigen un control estricto sobre quien puede acceder a determinados archivos, si se pueden imprimir o no, si se pueden ennviar por correo electrónico, etc.
WatchDox es una herramienta que, integrada en Office nos permite mantener un control sobre todo el flujo documental de nuestra pyme, permitiéndonos entre otras cosas asignar permisos de lectura, de impresión, etc.
WatchDox permite tener un control casi total sobre el flujo de documentos que compartimos en Internet. Una vez que nos damos de alta en este servicio, podemos trabajar bajo dos modalidades diferentes. La primera es vía a través de la propia web de la herramienta y la segunda, mediante el cliente de correo Microsoft Outlook gracias a a un plugin diseñado para este fin.
Con WatchDox podemos autorizar o restringir acciones como: copias sobre los documentos, visualizaciones de documentos, control de impresiones, y limitar los reenvíos de mails a destinatarios no autorizados. El servicio también permite programar la fecha hasta la que estará disponible la documentación compartida. Así mismo se puede ejercer un tracking o seguimiento estadísticos de quienes han consultado un archivo determinado.
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En este sentido, WatchDox ofrece características de control documental ofimático extremadamente útiles, especialmente uando nuestra organizaci ón es sensible al control que se ejerce sobre el flujo y la gestión documental.
El plug-in de WatchDox solo está disponible para Microsoft Outlook 2003 y 2007.
Es posible ver un demo del servicio en: https://www.watchdox.com/example
Sitio oficial WatchDox: https://www.watchdox.com
