Hablar de la oficina del futuro pasa por hablar de la oficina sin papel, y por lo tanto, entender cómo las nuevas tecnologías pueden ayudar a empresas de todos los tamaños a ahorrar costes y trabajar de forma más eficiente gracias al documento electrónico.
Esto que en teoría parece a todas luces una buena idea no acaba de implantarse en la pyme española, que suele ser muy reticente a la innovación tecnológica. De todo esto y mucho más hemos hablado con Julio Olivares, fundador de DocPath.
DocPath es una empresa española fabricante de software para procesos relacionados con documentos. Creada en 1992 en Madrid, cuenta con dos centros de desarrollo y está presente con sus soluciones de software en muchas de las grandes compañías de nuestro país y lo exporta a varios países de América, Asia y Europa
Al preguntar a su presidente por las causas de esta «falta de entusiasmo por la gestión documental» en la pyme española, Olivares se muestra cauteloso: «En la gran empresa, en los bancos, sí que existe la necesidad de ahorrar en papel y son muchos los que han implantado sistemas de gestión documental, pero en las pymes, en las que el volumen de impresión no es tan crítico, todavía no han percibido claramente sus ventajas».
Pese a ello, esto no quiere decir no deba racionalizarse el uso de papel que se hace en las pequeñas empresas de nuestro país. «Hay un abuso del papel» reconoce Olivares, quien explica que el trabajador normalmente no es consciente de que «imprimir tiene un gasto para la empresa, no imagina de lo que puede suponer a fin de año».
Por este motivo, anima a los empresarios comenzar su gestión documental a través de un pequeño «experimento psicológico»: «hemos comprobado que basta con informar de que se va a implantar un sistema de control de impresión (aunque luego no se haga) para que el trabajador comience a tomar conciencia de lo que imprime, y reduzca drásticamente la impresión de documentos innecesarios».
Oficinas de DocPath
Ahorro para la pyme
Sin embargo la gestión documental no pasa únicamente por la concienciación del trabajador, ya que la tecnología tiene mucho que decir en este campo. De hecho, para el presidente de DocPath «una gestión adecuada del proceso de impresión puede suponer un ahorro en las pymes del 30%».
Un ahorro que se consigue, por un lado, con equipos multifunción que «que permiten imprimir, fotocopiar, capturar como imágenes y enviar y recibir por correo electrónico todo tipo de documentos» y por otro por un software adecuado con el que podemos controlar quién imprime qué y para qué, establecer límites de impresión, etc. Si además se externaliza todo el proceso, (componentes físicos, consumibles, etc.) el ahorro para la pyme es más que notable.
Sin embargo si al parecer todo son ventajas, ¿por qué este tipo de tecnologías no acaban de triunfar en el mercado de la pequeña empresa? Para Olivares, hay varias causas que hay que tomar en consideración. En primer lugar, señala que «existe bastante desconocimiento en el sector del pequeño empresariado español» al que tacha de ser «excesivamente conservador» y poco dado a «arriesgar en la gestión de su TIC».
Además, explica que la misma mentalidad del pequeño empresario le hace «actuar por impulsos, sin definir roles claramente diferenciados sobre la gestión de la empresa. El empresario, al final, quiere tener el control absoluto sobre todo, y esto no puede ser».
Otra de las causas que encuentra el fundador de DocPath es que en muchas ocasiones, la resistencia al cambio se encuentra en la existencia de «procesos obsoletos que llevan funcionando mucho tiempo» pero que no son fáciles de sustituir «porque el empresario piensa que no es fácil encontrar e implantar de forma sencilla la tecnología adecuada». En realidad, subrraya Olivares «es un problema de desconocimiento, ya que instalar este tipo de sistemas es muy sencillo, la inversión es pequeña, y el ROI es prácticamente inmediato».
La oficina del futuro
Sin embargo, existen razones para creer que la oficina sin papel acabará imponiéndose también tarde o temprano en el mundo de la pyme. La primera es que ya se detecta «una brecha generacional» que indica que mientras que los empresarios mayores de 50 años «siguen atados al papel, de forma que incluso imprimen todos los documentos que reciben en su correo electrónico», la nueva generación «es cada vez más consciente de la importancia de la gestión eficiente» de un recurso que no deja de ser escaso.
Por otro lado, la sociedad cada vez es más permeable a una conciencia ecológica, y considera que a la hora de respetar el medio ambiente, las empresas tienen que tener un papel protagonista. «Desde luego» reflexiona Olivares «movimientos como la informática verde (Green IT) y la conciencia ecológica tendrán mucho que decir en un futuro cercano».
Una conciencia que, en cualquier caso, no sólo surge del propio empresario sino que también le es «impuesto» por la Admnistración en áreas como, por ejemplo, la presentación de facturas e impuestos.
Una tendencia (la impositiva) que si bien es valorada por Olivares, no considera que sea la mejor para propiciar el cambio. «No podemos cambiar las cosas por decreto, y los organismos que lo intentan hacer, pecan de ingenuidad» afirma, añadiendo que «hay que saber propiciar el cambio poco a poco, más que imponer, hay que incentivar el cambio».
